Wartungsprogramme im Vergleich: Excel, CMMS und ERP-Modul an den Pflichten der BetrSichV gemessen

Das Wichtigste auf einen Blick

Was ein Wartungsprogramm rechtlich abbilden muss

Die Instandhaltung von Arbeitsmitteln ist Arbeitgeberpflicht. Nach § 10 BetrSichV sind Instandhaltungsmaßnahmen zu treffen, damit Arbeitsmittel in einem sicheren Zustand erhalten werden. Dabei sind die Angaben des Herstellers zu berücksichtigen, und notwendige Maßnahmen sind unverzüglich durchzuführen.

Instandhaltungsmaßnahmen dürfen nur von fachkundigen, beauftragten und unterwiesenen Beschäftigten oder von geeigneten Auftragnehmern mit vergleichbarer Qualifikation durchgeführt werden. Ein Programm sollte deshalb je Auftrag festhalten, wer ihn ausführt, und die Herstellerunterlage verknüpfen. Wie Betreiber das im Alltag umsetzen, zeigen die Betreiberpflichten BetrSichV mit ihren Prüffristen.

Für wiederkehrende Prüfungen gilt § 14 BetrSichV: Arbeitsmittel, die Schäden verursachenden Einflüssen ausgesetzt sind, sind wiederkehrend von einer zur Prüfung befähigten Person zu prüfen. Die Fristen legt der Arbeitgeber fest, und zwar so, dass die Arbeitsmittel bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden können.

Ergibt eine Prüfung, dass ein Arbeitsmittel nicht bis zur nächsten Prüfung sicher betrieben werden kann, ist die Prüffrist neu festzulegen. Das Programm muss Fristen also nicht nur speichern, sondern ändern und die Änderung nachvollziehbar machen. Die Gefährdungsbeurteilung ist vor der erstmaligen Verwendung zu dokumentieren und enthält Art, Umfang und Fristen der Prüfungen.

Wer prüft und woran sich der Betreiber misst

Zur Prüfung befähigte Person ist nach § 2 Absatz 6 BetrSichV eine Person, die durch ihre Berufsausbildung, ihre Berufserfahrung und ihre zeitnahe berufliche Tätigkeit über die erforderlichen Kenntnisse zur Prüfung von Arbeitsmitteln verfügt. Anhang 2 und 3 stellen teils weitergehende Anforderungen. Das Programm sollte die Qualifikation je Prüfer hinterlegen.

Beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales ist ein Ausschuss für Betriebssicherheit gebildet. Seine Aufgabe ist es, zu ermitteln, wie die Anforderungen der Verordnung erfüllt werden können, und dazu die dem Stand der Technik entsprechenden Regeln zu erarbeiten (§ 21 BetrSichV). Die Fristen und Umfänge im Programm sollten sich an solchen Regeln und an den Herstellerangaben ausrichten.

Aufzeichnungen zu überwachungsbedürftigen Anlagen sind der zuständigen Behörde auf Verlangen vorzulegen (§ 17 BetrSichV). Ein Programm sollte sie deshalb ohne Nacharbeit ausgeben können.

Welche Höchstfristen das Programm führen muss

Die Fristen legt der Arbeitgeber in der Gefährdungsbeurteilung fest. Für einzelne Anlagenarten setzt Anhang 2 BetrSichV Obergrenzen. Das Programm muss je Objekt die passende Grenze kennen und eine längere Frist ablehnen oder zumindest kennzeichnen.

Die Tabelle zeigt nur die Obergrenzen. Welche Frist im Einzelfall gilt, folgt aus der Gefährdungsbeurteilung und der jeweiligen Anlage.

Drei Programmtypen im Vergleich

Die Tabelle legt dieselben Anforderungen an alle drei Typen. Sie bewertet Typen, keine Produkte, und nennt je Typ, was erfüllt sein muss.

Die Kosten und den Einführungsaufwand beschreiben die Beiträge zu CMMS oder Excel und zur Wartungssoftware SAP PM sowie die Übersicht, was ein Wartungsprogramm kostet.

Fristen und Aufzeichnungen: Was die Verordnung konkret vorgibt

Bei Arbeitsmitteln nach Anhang 2 Abschnitt 2 bis 4 und Anhang 3 wird der Fälligkeitstermin einer wiederkehrenden Prüfung mit Monat und Jahr angegeben. Die Frist für die nächste Prüfung beginnt mit dem Fälligkeitstermin der letzten Prüfung. Eine Prüfung gilt als fristgerecht, wenn sie spätestens zwei Monate nach dem Fälligkeitstermin erfolgt.

Wird die Prüfung vor dem Fälligkeitstermin durchgeführt, beginnt die Frist für die nächste Prüfung mit Monat und Jahr der Durchführung. Bei Prüffristen von mehr als zwei Jahren gilt das nur, wenn die Prüfung mehr als zwei Monate vor dem Fälligkeitstermin liegt. Das Programm muss beide Fälle unterscheiden, sonst rechnet es falsch.

Das Ergebnis jeder Prüfung ist aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Die Aufzeichnung gibt Auskunft über Art und Umfang der Prüfung, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der prüfenden Person. Eine elektronische Aufbewahrung ist zulässig. Wird das Arbeitsmittel an wechselnden Orten genutzt, ist am Einsatzort ein Nachweis der letzten Prüfung vorzuhalten.

Für überwachungsbedürftige Anlagen gelten eigene Aufzeichnungsregeln. Aufzeichnungen und Prüfbescheinigungen sind dort während der gesamten Verwendungsdauer am Betriebsort aufzubewahren (§ 17 BetrSichV).

Beispiel: Frist nach einer vorgezogenen Prüfung

Das folgende Beispiel nutzt angenommene Werte und gilt nur für Arbeitsmittel, für die der Fälligkeitsmechanismus anzuwenden ist. Die Prüffrist beträgt 12 Monate. Die nächste Prüfung ist im Juni 2025 fällig und wird im Mai 2025 durchgeführt.

Würde dieselbe Prüfung erst im August 2025 stattfinden, wäre sie noch fristgerecht, weil sie spätestens zwei Monate nach dem Fälligkeitstermin liegt. Die Frist für die nächste Prüfung beginnt dann mit dem ursprünglichen Fälligkeitstermin, Juni 2025.

Prüfliste für die Auswahl

Wer das Programm einführt, findet Schritte und Rollen im Ratgeber zur Einführung von Wartungsprogrammen. Die Fristen und Zuständigkeiten je Anlage hält die Checkliste Wartungsplanung fest.

Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Liste für die Prüffristen?

Rechtlich kommt es auf das Ergebnis an: Fristen, Aufzeichnungen und Nachweise müssen stimmen. Eine Excel-Liste kann das leisten, wenn Fälligkeiten, Änderungen und Prüfprotokolle sauber geführt werden. Mit wachsender Anlagenzahl steigt der Pflegeaufwand.

Wie lange müssen Prüfergebnisse aufbewahrt werden?

Nach § 14 Absatz 7 BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung. Die Aufzeichnung kann elektronisch erfolgen. Für überwachungsbedürftige Anlagen gelten eigene Aufzeichnungsregeln in § 17 BetrSichV, darunter die Aufbewahrung während der gesamten Verwendungsdauer.

Wer legt die Prüffristen fest?

Der Arbeitgeber ermittelt und legt Art, Umfang und Fristen der Prüfungen fest, soweit die Verordnung keine Vorgaben enthält. Die Festlegung gehört in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung.