Wartungsplanung
Teil von Wartungsplanung in der Industrie: Schritte, Normen und Software
Wartungsplanung mit CMMS oder Excel im Vergleich
CMMS oder Excel für die Wartungsplanung: Vergleich von fünf Anbietern, Lizenzkosten in Euro, Funktionsumfang und Normkonformität nach DIN EN 13306.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Excel kostet keine Lizenz, bietet aber keine Fristenüberwachung und keine gemeinsame Datenbasis.
- Nutzerbasierte CMMS liegen am Markt meist bei 30 bis 150 Euro netto je Nutzer und Monat, plus 19 Prozent Mehrwertsteuer.
- Im Vergleich stehen Mainsim, Siveco, HxGN EAM, SAP PM und IBM Maximo.
- DIN EN 13306 liefert die Begriffe, die Betriebssicherheitsverordnung die Prüfpflichten.
Was Excel in der Wartungsplanung leistet
Excel ist in vielen Instandhaltungsabteilungen das erste Werkzeug. Eine Arbeitsmappe ist sofort verfügbar, frei gestaltbar und ohne Lizenzkosten nutzbar. Für einen kleinen Anlagenbestand, wenige wiederkehrende Prüftermine und einen einzigen Bearbeiter reicht das häufig aus.
Mit wachsender Anlagenzahl steigt der Pflegeaufwand. Fristen stehen in Zellen, Erinnerungen fehlen, parallele Änderungen erzeugen widersprüchliche Versionen. Eine durchgängige Historie je Anlage entsteht nur, wenn jede Maßnahme nachgetragen wird. Schnittstellen zu Ersatzteilwirtschaft oder Zustandsüberwachung bleiben Handarbeit.
Fünf CMMS-Anbieter im Vergleich
Die Übersicht stellt fünf etablierte Systeme den Grenzen der Tabellenkalkulation gegenüber. Sie unterscheiden sich vor allem im Betriebsmodell und in der Zielgruppe.
| System | Betrieb | Schwerpunkt |
|---|---|---|
| Mainsim | Cloud | Wartungsplanung und Auftragsverwaltung für mittlere Betriebe |
| Siveco | Cloud und lokal | Instandhaltung, Ersatzteile, mobile Erfassung |
| HxGN EAM | Cloud und lokal | Anlagenmanagement für Industrie und Versorgungsbetriebe |
| SAP PM | Cloud und lokal | Wartung innerhalb der ERP-Landschaft |
| IBM Maximo | Cloud und lokal | Anlagenmanagement großer Flotten |
Mainsim positioniert sich als Cloud-Lösung für mittlere Betriebe mit schneller Einführung. Auf der Produktseite von Siveco finden sich die Module für Instandhaltungsplanung und Wartungsprogramme.
SAP PM lohnt sich vor allem dort, wo Wartung und Materialwirtschaft auf denselben Stammdaten laufen. Spezialisierte CMMS sind meist schneller produktiv, Enterprise-Systeme stärker in bestehende Landschaften eingebunden.
Kosten und Lizenzmodelle in Euro
Cloudbasierte CMMS rechnen überwiegend pro Nutzer und Monat ab. Die Bandbreite liegt am Markt bei etwa 30 bis 150 Euro netto je Nutzer. Enthalten sind meist Planung und Auftragsverwaltung; mobile Apps und Schnittstellen kosten häufig extra.
Anders kalkulieren HxGN EAM, SAP PM und die IBM Maximo Application Suite: projektbezogene Lizenzen, individuell verhandelt, dazu Einführung, Datenmigration und Schulung. Ein Vergleich allein über die Lizenzzeile führt deshalb in die Irre.
Beispielrechnung: Zwölf Nutzer zu 85 Euro netto ergeben 1.020 Euro netto monatlich und 12.240 Euro netto jährlich. Mit 19 Prozent Mehrwertsteuer sind das 1.213,80 Euro brutto im Monat und 14.565,60 Euro brutto im Jahr. Die Beträge sind eine Beispielrechnung, keine Preisliste eines Anbieters.
Normkonformität nach DIN EN 13306 und BetrSichV
DIN EN 13306 definiert die Begriffe der Instandhaltung, darunter Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Ein CMMS bildet diese Begriffe als Auftragsarten ab. Excel kann das ebenso, erzwingt aber keine einheitliche Struktur.
Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt eine Gefährdungsbeurteilung und dokumentierte Prüfungen der Arbeitsmittel. Nachweise lassen sich in einer Tabelle führen. Mit Benutzerrechten und Änderungsprotokoll sind sie in einem CMMS jedoch leichter nachvollziehbar. Einen Überblick über die Normenarbeit gibt die Seite Normen und Standards des DIN.
Datenpflege und Nachweisbarkeit
Für Prüfer zählt weniger das Werkzeug als die Spur. Wer Excel nutzt, sollte Spaltenaufbau, Versionsstand und Änderungsrechte schriftlich festlegen. Ein CMMS bringt Rollen, Protokolle und automatische Fristenläufe mit. Der Aufwand verlagert sich damit von der Pflege zur Auswertung.
Wann welches System passt
Fünf Prüfschritte vor der Entscheidung:
- Anlagen und wiederkehrende Prüffristen erfassen und zählen.
- Bearbeiter, Standorte und Schichten bestimmen, die parallel planen.
- Umfang der Nachweispflichten aus Gefährdungsbeurteilung und Prüfungen klären.
- Gesamtkosten über fünf Jahre rechnen, nicht nur die Lizenzen.
- Schnittstellen zu ERP, Ersatzteillager und Sensorik prüfen.
Bleibt die Zahl der Bearbeiter klein und sind die Prüfpflichten überschaubar, genügt eine gepflegte Mappe mit fester Struktur. Ab mehreren Bearbeitern, mehreren Standorten oder umfangreichen Nachweisen überwiegen die Vorteile eines CMMS.
Häufige Fragen
Ist Excel für die Wartungsplanung rechtlich zulässig?
Ja. Die Betriebssicherheitsverordnung fordert Prüfungen und deren Dokumentation, aber kein bestimmtes Softwareprodukt. Entscheidend ist, dass Fristen eingehalten und Ergebnisse nachvollziehbar abgelegt werden.
Was kostet ein CMMS pro Nutzer?
Nutzerbasierte Cloud-Lösungen liegen häufig zwischen 30 und 150 Euro netto je Nutzer und Monat. Enterprise-Systeme wie HxGN EAM, SAP PM oder IBM Maximo werden projektbezogen kalkuliert, dort kommen Einführung und Betrieb hinzu.
Erfüllt ein CMMS automatisch die DIN EN 13306?
Nein. Die Norm definiert Begriffe und ordnet Instandhaltungsmaßnahmen ein. Ob ein System diese Begriffe sauber abbildet, hängt von der Konfiguration ab.
Wann lohnt der Wechsel von Excel zu einem CMMS?
Wenn mehrere Personen planen, Standorte getrennt verwaltet werden oder Prüfnachweise über Jahre revisionssicher vorzuhalten sind. Bei einem einzigen Bearbeiter und wenigen Anlagen bleibt Excel tragfähig.
Welche Angaben gehören in jede Wartungsplanung?
Mindestens Anlagenkennung, Maßnahmenart, Prüffrist, Verantwortlicher und Ergebnis der letzten Durchführung. Ohne diese fünf Felder lässt sich weder ein Fristenlauf noch ein Nachweis erzeugen.