Wartungsplanung mit CMMS oder Excel: Fristen, Nachweise und DIN EN 13306

Das Wichtigste auf einen Blick

Was Excel in der Wartungsplanung leistet

Excel ist in vielen Instandhaltungsabteilungen das erste Werkzeug. Eine Arbeitsmappe ist sofort verfügbar, frei gestaltbar und ohne Lizenzkosten nutzbar. Für einen kleinen Anlagenbestand, wenige wiederkehrende Prüftermine und einen einzigen Bearbeiter reicht das häufig aus.

Mit wachsender Anlagenzahl steigt der Pflegeaufwand. Fristen stehen in Zellen, Erinnerungen fehlen, parallele Änderungen erzeugen widersprüchliche Versionen. Eine durchgängige Historie je Anlage entsteht nur, wenn jede Maßnahme nachgetragen wird. Schnittstellen zu Ersatzteilwirtschaft oder Zustandsüberwachung bleiben Handarbeit.

Fünf CMMS-Anbieter im Vergleich

Die fünf Systeme unterscheiden sich vor allem im Betriebsmodell, in der Zielgruppe und im Umfang der Module. Die folgenden Absätze ordnen sie entlang dieser drei Kriterien ein.

Mainsim positioniert sich als Cloud-Lösung für mittlere Betriebe mit schneller Einführung. Auf der Produktseite von Siveco finden sich die Module für Instandhaltungsplanung und Wartungsprogramme; Siveco ist ein Anbieter von Instandhaltungssoftware. HxGN EAM von Hexagon ist ein Enterprise-Asset-Management-System für große, standortverteilte Anlagenbestände und wird projektbezogen lizenziert.

SAP PM lohnt sich vor allem dort, wo Wartung und Materialwirtschaft auf denselben Stammdaten laufen. IBM Maximo, heute als IBM Maximo Application Suite geführt, ist ein Enterprise-Asset-Management-System für große Instandhaltungsorganisationen und wird wie HxGN EAM projektbezogen lizenziert. Spezialisierte CMMS sind meist schneller produktiv, Enterprise-Systeme stärker in bestehende Landschaften eingebunden.

Kosten und Lizenzmodelle in Euro

Cloudbasierte CMMS rechnen überwiegend pro Nutzer und Monat ab. Die Bandbreite liegt am Markt bei etwa 30 bis 150 Euro netto je Nutzer. Enthalten sind meist Planung und Auftragsverwaltung; mobile Apps und Schnittstellen kosten häufig extra.

Anders kalkulieren HxGN EAM, SAP PM und die IBM Maximo Application Suite: projektbezogene Lizenzen, individuell verhandelt, dazu Einführung, Datenmigration und Schulung. Ein Vergleich allein über die Lizenzzeile führt deshalb in die Irre.

Beispielrechnung: Zwölf Nutzer zu 85 Euro netto ergeben 1.020 Euro netto monatlich und 12.240 Euro netto jährlich. Mit 19 Prozent Mehrwertsteuer sind das 1.213,80 Euro brutto im Monat und 14.565,60 Euro brutto im Jahr. Die Beträge sind eine Beispielrechnung, keine Preisliste eines Anbieters.

Normkonformität nach DIN EN 13306 und BetrSichV

DIN EN 13306 definiert die Begriffe der Instandhaltung, darunter Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Sie trennt vorbeugende von ausfallbedingter Instandhaltung und unterscheidet bei der vorbeugenden Wartung zwischen vorausbestimmter und zustandsorientierter Wartung. Daraus entstehen die Auftragsarten und Fristenarten im CMMS: vorausbestimmte Wartung über Kalenderintervalle, zustandsorientierte Wartung über Messwerte. Excel kann beides abbilden, erzwingt aber keine einheitliche Struktur.

Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt in § 3 die Gefährdungsbeurteilung und in § 14 die Prüfung von Arbeitsmitteln; § 16 regelt die Prüfung überwachungsbedürftiger Anlagen. Feste Intervalle nennt sie nicht: Der Arbeitgeber legt die Prüffristen in der Gefährdungsbeurteilung selbst fest und begründet sie.

Prüffristen und Nachweise

Konkretisiert wird die Prüfpflicht durch die TRBS: TRBS 1111 beschreibt die Gefährdungsbeurteilung, TRBS 1201 die Prüfung von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen. Für elektrische Anlagen und Betriebsmittel gilt zusätzlich die DGUV Vorschrift 3.

Prüffristen lassen sich drei Arten zuordnen: kalenderbezogen (monatlich, halbjährlich, jährlich), nutzungsbezogen über Betriebsstunden oder Zyklen und zustandsbezogen aus Messwerten wie Schwingung, Temperatur oder Ölzustand. Welche Art für welche Anlage gilt, ergibt die Gefährdungsbeurteilung.

Nachweise lassen sich in einer Tabelle führen. Mit Benutzerrechten und Änderungsprotokoll sind sie in einem CMMS jedoch leichter nachvollziehbar. Einen Überblick über die Normenarbeit gibt die Seite Normen und Standards des DIN.

Datenpflege und Nachweisbarkeit

Für Prüfer zählt weniger das Werkzeug als die Spur. Prüfnachweise entstehen als Prüfprotokoll je Einzelprüfung, als Prüfbuch je Anlage oder als Anlagenakte, die Gefährdungsbeurteilung, Zeichnungen und Prüfberichte sammelt; wie lange aufzubewahren ist, ergibt sich aus dem anwendbaren Regelwerk und der Gefährdungsbeurteilung. Wer Excel nutzt, sollte Spaltenaufbau, Versionsstand und Änderungsrechte schriftlich festlegen; ein CMMS bringt Rollen, Protokolle und automatische Fristenläufe mit. Der Aufwand verlagert sich damit von der Pflege zur Auswertung.

Wann welches System passt

Fünf Prüfschritte vor der Entscheidung:

Bleibt die Zahl der Bearbeiter klein und sind die Prüfpflichten überschaubar, genügt eine gepflegte Mappe mit fester Struktur. Ab mehreren Bearbeitern, mehreren Standorten oder umfangreichen Nachweisen überwiegen die Vorteile eines CMMS.

Häufige Fragen

Ist Excel für die Wartungsplanung rechtlich zulässig?

Ja. Die Betriebssicherheitsverordnung fordert Prüfungen und deren Dokumentation, aber kein bestimmtes Softwareprodukt. Entscheidend ist, dass Fristen eingehalten und Ergebnisse nachvollziehbar abgelegt werden.

Was kostet ein CMMS pro Nutzer?

Nutzerbasierte Cloud-Lösungen liegen häufig zwischen 30 und 150 Euro netto je Nutzer und Monat. Enterprise-Systeme wie HxGN EAM, SAP PM oder IBM Maximo werden projektbezogen kalkuliert, dort kommen Einführung und Betrieb hinzu.

Erfüllt ein CMMS automatisch die DIN EN 13306?

Nein. Die Norm definiert Begriffe und ordnet Instandhaltungsmaßnahmen ein. Ob ein System diese Begriffe sauber abbildet, hängt von der Konfiguration ab.

Wann lohnt der Wechsel von Excel zu einem CMMS?

Wenn mehrere Personen planen, Standorte getrennt verwaltet werden oder Prüfnachweise über Jahre revisionssicher vorzuhalten sind. Bei einem einzigen Bearbeiter und wenigen Anlagen bleibt Excel tragfähig.

Welche Angaben gehören in jede Wartungsplanung?

Mindestens Anlagenkennung, Maßnahmenart, Prüffrist, Verantwortlicher und Ergebnis der letzten Durchführung. Ohne diese fünf Felder lässt sich weder ein Fristenlauf noch ein Nachweis erzeugen.