Wartungsplanung in der Industrie: Schritte, Normen und Software

Das Wichtigste auf einen Blick

Normen und Begriffe: der Rahmen für den Wartungsplan

DIN EN 13306 "Instandhaltung, Begriffe der Instandhaltung" in der Fassung von 2018 legt den Wortschatz fest. Sie definiert Instandhaltung, geplante und nicht geplante Instandhaltung, vorbeugende Instandhaltung, zustandsabhängige Instandhaltung und Instandsetzung.

Wer diese Begriffe im Wartungsplan verwendet, hält Auftragstexte, Kennzahlen und Softwarefelder deckungsgleich. Ein Plan mit eigenen Wortschöpfungen erzeugt Auswertungen, die sich später nicht vergleichen lassen.

DIN 31051 "Grundlagen der Instandhaltung" in der Fassung von 2019 ordnet die Maßnahmen in vier Grundmaßnahmen: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Wartung verzögert den Abbau des Abnutzungsvorrats, Inspektion stellt den Istzustand fest.

Instandsetzung stellt den Sollzustand wieder her. Verbesserung hebt die Zuverlässigkeit dauerhaft an, ohne dass ein Schaden vorliegt. Ein Plan, der diese vier Kategorien je Anlage trennt, lässt sich nach Aufwand und Wirkung auswerten.

DIN EN 17007 beschreibt Instandhaltungsprozesse und zugehörige Kennzahlen. Sie liefert die Grundlage für Planungsgrad und Termintreue, also für die Frage, welcher Anteil der Arbeit tatsächlich geplant war.

DIN EN 13460 regelt die Instandhaltungsdokumentation. Festgehalten werden Anlage, Maßnahme, Prüfergebnis, Prüfer und Freigabe. Diese Angaben braucht der Betreiber auch als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und Unfallversicherungsträgern.

Ein Punkt wird häufig vermischt: Der Wartungsplan ist Teil der Instandhaltungsplanung, nicht ihr Synonym. Er beschreibt, welche Maßnahme wann und durch wen ausgelöst wird. Die Instandhaltungsplanung umfasst zusätzlich Kapazität, Budget und Ersatzteilpolitik.

Formal sind Normen private Regelwerke, verbindlich sind Verordnung und Unfallverhütungsvorschriften. Normen wirken als Erkenntnisquelle, wenn der Betreiber den Stand der Technik belegen muss. Wie Sicherheitsaspekte in die Normungsarbeit einfließen, beschreibt das DIN auf seiner Seite zum Arbeitsschutz in der Normung.

Schritt 1 bis 4: Anlagenbaum, Bewertung, Fristen, Strategie

Für einen Anlagenbereich mit 100 bis 150 Anlagen dauert die Ersterstellung eines Wartungsplans acht bis zwölf Wochen. Verantwortlich ist der Instandhaltungsleiter, ausgeführt wird die Arbeit vom technischen Planer.

Die wichtigsten Datenquellen in Schritt 1 sind die Anlagenliste aus der Buchhaltung, Schalt- und R&I-Fließbilder, Herstellerhandbücher, Inbetriebnahmeprotokolle und die Ersatzteilhistorie aus dem ERP. Vollständigkeit ist wichtiger als Perfektion, Nachträge kosten später Zeit.

Nach Schritt 4 liegt für jede Anlage eine Zeile mit Klasse, Strategie und Fristen vor. Diese Zeile ist der Kern des Wartungsplans, alles Weitere ist Ausführung.

Schritt 5 bis 8: Arbeitspakete, Ersatzteile, System, Kennzahlen

Die zweite Hälfte der Wartungsplanung macht den Plan arbeitsfähig. Zuständig bleibt der Instandhaltungsleiter, hinzu kommen Instandhaltungsmeister, Einkauf und IT.

Ohne Schritt 7 bleibt der Plan ein Dokument. Erst die Abbildung im System erzeugt Aufträge, Fristenlisten und auswertbare Rückmeldungen.

Wartungsstrategien und ihr Auslöser

Welche Strategie für welche Anlage gilt, steht als Feld in der Anlagenzeile. Die Auswahl folgt der Kritikalitätsklasse, nicht der Gewohnheit.

Anlagen der Klasse A erhalten mindestens eine zustandsabhängige Maßnahme. Dort erzeugen ungeplante Ausfälle die höchsten Folgekosten, und ein Messwert liefert die Entscheidungsgrundlage.

Klasse B wird überwiegend zeitbasiert geplant, solange der Aufwand für Sensorik und Auswertung nicht gerechtfertigt ist. Klasse C bleibt bis zum Ausfall im Betrieb, sofern Sicherheit und Genehmigungsauflagen das zulassen.

Fristen entstehen nicht allein aus Herstellerangaben. Der Planer gleicht sie mit Ausfallhistorie, Beanspruchung und Schichtmodell ab und passt sie nach den ersten Rückmeldungen an. Eine zu kurze Frist erzeugt unnötige Stillstände, eine zu lange ungeplante Ausfälle.

Zustandsüberwachung als Datenquelle für den Plan

Zustandsüberwachung verändert Fristen. An die Stelle eines festen Intervalls treten ein Grenzwert oder ein Trend, gemessen an Schwingung, Temperatur, Ölzustand oder Stromaufnahme.

Üblich sind Schwingungsmessungen an Lagern und Getrieben, Thermografie an elektrischen Anlagen, Ölanalysen an Hydraulik und Getrieben sowie Strom- und Drehmomentanalysen an Antrieben. Diese Verfahren liefern die Messgröße, die den Auftrag auslöst.

Für die Planung zählt die Zuordnung: Welche Messstelle gehört zu welcher Anlage, welcher Grenzwert löst welchen Auftrag aus, wer bewertet den Befund? Fehlt diese Zuordnung, bleibt die Messung ein Datenpunkt ohne Auftrag.

Für den Plan zählt auch die Datenhaltung: Messwerte müssen in derselben Anlagenstruktur abgelegt werden wie Wartungspläne und Aufträge. Nur dann greift ein Grenzwert direkt in die Auftragserzeugung.

Wirtschaftlich sinnvoll ist der Einstieg dort, wo Stillstandskosten die Kosten für Sensorik und Auswertung übersteigen. Die Kritikalitätsklasse liefert diese Entscheidung bereits in Schritt 2.

Pflichten aus BetrSichV, TRBS und DGUV

Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verlangt in § 3 eine Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel und in § 14 die Prüfung von Arbeitsmitteln durch eine befähigte Person.

Prüffristen ergeben sich aus Herstellerangaben, den Technischen Regeln für Betriebssicherheit und der Betriebserfahrung. Der Wartungsplan hält diese Fristen fest und dokumentiert ihre Einhaltung.

Die Technischen Regeln für Betriebssicherheit veröffentlicht die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Für die Planung maßgeblich sind TRBS 1111 zur Gefährdungsbeurteilung, TRBS 1201 zur Prüfung von Arbeitsmitteln und TRBS 1203 zur befähigten Person.

Prüfpflichtige Arbeitsmittel sind in der Praxis unter anderem Krane, Flurförderzeuge, Druckgeräte, elektrische Betriebsmittel und Leitern. Prüfart und Frist hängen von Bauart, Nutzung und Gefährdung ab; der Plan hält je Gerät eine Zeile vor.

Die Unfallversicherungsträger ergänzen den Rahmen durch Unfallverhütungsvorschriften. Für elektrische Anlagen und Betriebsmittel gilt DGUV Vorschrift 3 mit wiederkehrenden Prüfungen, für die allgemeine Prävention DGUV Vorschrift 1.

Einen Überblick über Vorschriften, Regeln und Informationen der DGUV führt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung auf ihrer Präventionsseite.

Praktische Folge für den Plan: Zu jeder Prüfung gehören Prüfart, Frist, befähigte Person und Nachweis. Fehlt einer dieser vier Punkte, ist die Position nicht prüffähig.

Schnittstellen zu Produktion, Materialwirtschaft und Arbeitssicherheit

Der Wartungsplan steht nicht allein. Er greift auf Produktionszeiten zu, auf Lagermengen und auf Prüfvorgaben der Arbeitssicherheit.

Mit der Produktionsplanung werden Stillstandsfenster abgestimmt. Pakete, die eine Anlage stillsetzen, gehören in geplante Fenster und nicht in die laufende Schicht. Zuständig ist der Instandhaltungsleiter gemeinsam mit der Produktionsleitung.

Mit der Materialwirtschaft werden Reservierungen und Mindestbestände geregelt. Lange Wiederbeschaffungszeiten bestimmen, welche Positionen bevorratet und welche auftragsbezogen beschafft werden. Zuständig ist der Einkauf.

Mit der Arbeitssicherheit werden Prüfungen, Befähigungen und Nachweise abgestimmt. Erlaubnisscheine für heiße Arbeiten und Freigabeverfahren für beengte Räume gehören in das Arbeitspaket, nicht in eine getrennte Anweisung.

Wartungsplanung bei Neuanlagen und im Bestand

Zwei Ausgangslagen sind zu unterscheiden. Bei Neuanlagen entsteht der Plan aus Herstellerunterlagen, Inbetriebnahmeprotokollen und Garantiebedingungen. Im Bestand fehlen diese Unterlagen häufig, dort entsteht der Plan aus Begehungen und Betriebserfahrung.

Bei Neuanlagen gehören die Anforderungen in die Beschaffung: strukturierte Dokumentation, Ersatzteillisten, Prüffristen und Schnittstellen zur Instandhaltungssoftware. Wer das erst nach der Abnahme klärt, bezahlt die Aufbereitung selbst.

Im Bestand beginnt die Aufnahme mit einer Begehung. Je Baugruppe werden Zustand, Auffälligkeiten und vorhandene Ersatzteile erfasst, Fristen aus Herstellerangaben und Beobachtungen abgeleitet.

Für beide Fälle gilt dieselbe Reihenfolge: erst die Struktur, dann die Bewertung, dann die Maßnahmen. Wird mit der Maßnahmenliste begonnen, fehlt später die Begründung für Fristen und Kritikalität.

Software: SAP PM, IBM Maximo und weitere Systeme

In mittelständischen Betrieben dominieren zwei Systemfamilien. SAP PM ist das Instandhaltungsmodul im SAP-Umfeld und heute Teil des Asset Management in SAP S/4HANA.

Es verbindet Wartungspläne, Wartungsplanabrufe, Aufträge und Ersatzteile mit Finanz- und Materialwirtschaft. IBM Maximo deckt als IBM Maximo Application Suite Anlagenmanagement, Wartungsprogramme und Zustandsüberwachung in einer Plattform ab.

Daneben stehen Systeme wie Infor EAM, Fiix oder OMNITRACKER zur Auswahl. Entscheidend ist weniger die Marke als die Passung zu den eigenen Prozessen und Daten. Diese Punkte gehören vor der Ausschreibung in die Anforderungsliste:

Regelmäßig unterschätzt wird die Stammdatenpflege. Anlagenstruktur, Ersatzteillisten und Fristen müssen vor dem Start konsistent sein, sonst erzeugt das System unbrauchbare Kennzahlen.

Vor der Entscheidung steht ein Test mit den eigenen Daten. Sinnvoll ist dieser Ablauf: Anforderungsliste schreiben, zwei Systeme mit einem echten Anlagenausschnitt testen, Aufwand für Stammdaten und Schnittstellen bewerten, danach entscheiden.

Planen Sie für die Datenaufbereitung mehr Zeit ein als für die Konfiguration. Wer die Anlagenstruktur aus Schritt 1 sauber geführt hat, spart bei der Migration mehrere Wochen.

Kosten: externe Planung, Lizenzen und Betrieb

Ob die Ersterstellung intern oder extern erfolgt, hängt von Personalbindung und Termindruck ab. Externe Dienstleister rechnen pauschal oder nach Tagessatz ab.

Die folgende Beispielrechnung zeigt einen Rechenweg mit angenommenen Werten, nicht die Angebote konkreter Anbieter. Alle Beträge netto, Umsatzsteuer 19 Prozent.

Bei lokal betriebenen Lizenzen kommt ein jährliches Wartungsentgelt hinzu. In der Beispielrechnung sind dafür 20 Prozent der Lizenzsumme angesetzt, also 4.500 Euro netto pro Jahr.

Neben den Lizenzkosten fallen Einführungskosten an. Dazu gehören Datenmigration, Schnittstellenprogrammierung, Schulung der Nutzer und Anpassung der Wartungspläne an das Datenmodell des Systems. Für die Schulung sind je Nutzergruppe ein bis zwei Tage anzusetzen.

Cloud-Lizenzen enthalten Wartung und Updates in der Miete, dafür steigen die Beträge mit der Nutzerzahl. Bei beiden Modellen gilt: 15.000 Euro netto entsprechen 15 Beratertagen zu 1.000 Euro netto.

Die Entscheidung zwischen interner und externer Erstellung hängt damit an einer Frage: Ist der eigene Planer in diesen 15 Tagen anderweitig gebunden? Fällt die Antwort ja, ist die Pauschale rechnerisch meist günstiger.

Vom Plan zum Jahresprogramm und Budget

Aus dem Wartungsplan entsteht ein Jahresprogramm. Es verteilt die geplanten Maßnahmen auf Kalenderwochen, Stillstandsfenster und verfügbare Fachkräfte. Zuständig ist der Instandhaltungsleiter.

Grundlage sind Fristen, geschätzte Dauer je Arbeitspaket und die Kapazität der eigenen Werkstatt. Ersatzteile mit langer Wiederbeschaffungszeit werden vorab bestellt.

Das Jahresprogramm trägt das Instandhaltungsbudget. Es trennt geplante Wartung und Inspektion von Instandsetzung und Verbesserung, sodass die Kosten je Grundmaßnahme auswertbar bleiben.

Monatlich wird das Programm gegen die Rückmeldungen abgeglichen. Verschiebungen werden begründet dokumentiert, damit Prüffristen nachvollziehbar bleiben.

Kennzahlen und die jährliche Überarbeitung

Ein Wartungsplan ist nach der Freigabe nicht fertig. Nach 90 Tagen Betrieb lohnt die erste Auswertung: Planungsgrad, Termintreue, Anteil vorbeugender Maßnahmen, MTBF und MTTR je Anlagenklasse.

Auffällig sind Anlagen, deren Störungshäufigkeit trotz geplanter Wartung steigt. Dort passen Fristen, Strategie oder Ausführung nicht zusammen.

Nach zwölf Monaten steht die Überarbeitung an. Prüffristen werden gegen die tatsächlichen Befunde geprüft, Wartungspakete an veränderte Produktionszeiten angepasst, Anlagen zwischen den Kritikalitätsklassen verschoben.

Diese Überarbeitung dauert je Anlagenbereich zwei bis drei Wochen und erfolgt einmal jährlich, üblicherweise vor der Budgetplanung. Zuständig ist der Instandhaltungsleiter, beteiligt sind Produktion und Arbeitssicherheit.

Häufige Fragen

Welche Norm regelt die Wartungsplanung?

Keine Norm schreibt den Plan vollständig vor. DIN EN 13306 regelt die Begriffe, DIN 31051 die Grundmaßnahmen, DIN EN 17007 Prozesse und Kennzahlen, DIN EN 13460 die Dokumentation. Verbindlich ist die BetrSichV.

In welcher Reihenfolge entsteht ein Wartungsplan?

Anlagenstruktur, Bewertung der Ausfallfolgen, Prüffristen, Strategie, Arbeitspakete, Ersatzteile, Abbildung im System, Kennzahlenkontrolle. Für 100 bis 150 Anlagen dauert das acht bis zwölf Wochen.

Was kostet die Planung durch einen externen Dienstleister?

In der Beispielrechnung 15.000 Euro netto pro Jahr für die Pauschale, das sind 17.850 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer. Der Betrag entspricht 15 Beratertagen zu 1.000 Euro netto.

Was kostet eine Instandhaltungssoftware pro Jahr?

In der Beispielrechnung 900 Euro netto je Benutzer und Jahr. Bei 25 Benutzern ergibt das 22.500 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer also 26.775 Euro brutto.

Wer legt die Prüffristen fest?

Der Betreiber im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung nach § 3 BetrSichV. Geprüft wird durch eine befähigte Person nach TRBS 1203, das Intervall folgt Herstellerangaben und Betriebserfahrung.