Checkliste Wartungsplanung für Fristen, Zuständigkeiten und Dokumentation

Das Wichtigste auf einen Blick

20 Prüfpunkte, gegliedert nach Fristen, Zuständigkeiten und Dokumentation.
DIN EN 13306 liefert die Begriffe, Betriebssicherheitsverordnung und DGUV Vorschrift 1 die Pflichten.
Jeder Prüfpunkt gilt erst als erfüllt, wenn ein Beleg vorliegt.
Beispielrechnung Dokumentationslösung: 2.500 Euro netto, 2.975 Euro brutto.

Was ein Wartungsplan leisten muss

Ein Wartungsplan ist belastbar, wenn er für jede Anlage drei Fragen beantwortet: Wann wird gewartet, wer führt die Arbeit aus, und wie wird das Ergebnis nachgewiesen? Fehlt eine Antwort, bleibt der Plan eine Absichtserklärung. Instandhaltungsplaner und Qualitätsbeauftragte prüfen ihn aus zwei Blickwinkeln: technische Machbarkeit und Nachweisfähigkeit gegenüber Aufsicht und Audit.

Die rechtliche Grundlage ist die Betriebssicherheitsverordnung. Sie verlangt, dass Arbeitsmittel instand gehalten und wiederkehrend geprüft werden. Die Fristen legt der Arbeitgeber auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung und der Herstellerangaben fest.

Begriffe wie Wartung, Inspektion und Instandsetzung trennt die Norm DIN EN 13306. Wie Normung und Arbeitsschutz zusammenspielen, erläutert die Seite zum Arbeitsschutz in der Normung.

Fristen: Punkte 1 bis 5

Ist für jede Anlage ein Intervall mit Datum der letzten Durchführung hinterlegt?
Ist zu jedem Intervall die Quelle vermerkt, also Herstellerangabe, Gefährdungsbeurteilung oder gesetzliche Vorgabe?
Sind Fristen als Kalenderdatum gespeichert und nicht als relativer Text?
Gibt es eine Vertretungsregel für Urlaub, Krankheit und Schichtwechsel?
Haben ausfallkritische Anlagen kürzere Intervalle und automatische Erinnerungen?

Fristen nach Ereignissen: Punkte 6 bis 10

Löst ein Stillstand, ein Schaden oder eine Fristüberschreitung eine Nachprüfung aus?
Sind Schwellenwerte der Zustandsüberwachung mit Grenzwert und Reaktionszeit hinterlegt?
Ist geregelt, wer eine Fristverlängerung schriftlich genehmigt?
Wird eine überschrittene Frist eskaliert, mit Termin und Verantwortlichem?
Wird die nächste Prüfung nach einer Instandsetzung neu terminiert?

Zuständigkeiten: Punkte 11 bis 15

Ist jede Aufgabe einer Rolle zugeordnet und nicht nur einer Abteilung?
Sind Qualifikationen und Befähigungen der Ausführenden dokumentiert und gültig?
Ist die Freigabe nach der Wartung einer befugten Person zugewiesen?
Sind Meldefristen gegenüber externen Dienstleistern vertraglich festgehalten?
Kennt jede Rolle ihre Vertretung im Störfall?

Dokumentation: Punkte 16 bis 20

Enthält jeder Eintrag Datum, Anlage, Tätigkeit, Ausführende und Ergebnis?
Sind Messwerte mit Einheit und verwendetem Messmittel erfasst?
Sind Prüfprotokolle, Fotos und Ersatzteilbezeichnungen verlinkt?
Ist die Aufbewahrungsfrist definiert und die Ablage gegen Veränderung geschützt?
Ist der Plan versioniert, mit Änderungshistorie und Freigabevermerk?

Rechenbeispiel: Dokumentationslösung nachrüsten

Beispielrechnung für einen Standort mit rund 120 Anlagen. Die Annahmen sind frei gewählt, die Preise hängen von Funktionsumfang und Anbieter ab.

Position	Betrag
Einrichtung und Datenmigration	1.400 Euro netto
Lizenzen für fünf Nutzer, erstes Jahr	1.100 Euro netto
Summe	2.500 Euro netto
Umsatzsteuer 19 Prozent	475 Euro
Summe	2.975 Euro brutto

Bei drei Standorten steigt der Netto-Betrag im Beispiel auf 7.500 Euro, brutto 8.925 Euro. Hinzu kommen Aufwand für Schulung und Stammdatenpflege.

Häufige Fragen

Reicht ein Herstellerintervall als Prüffrist?

Nein. Es ist eine Ausgangsgröße. Gefährdungsbeurteilung und Einsatzbedingungen können kürzere Fristen verlangen.

Wie oft ist der Wartungsplan zu überprüfen?

Ein fester Turnus ist nicht vorgeschrieben. Üblich ist eine jährliche Prüfung, zusätzlich nach Schäden und Umbauten.

Genügt eine Tabellenkalkulation als Dokumentation?

Bei kleinen Beständen ja, sofern Versionierung, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen geregelt sind.

Wer darf Fristen verlängern?

Nur eine benannte, befugte Person, schriftlich und mit Begründung.

Welche Pflichten nennt die DGUV Vorschrift 1?

Sie verpflichtet Unternehmen unter anderem, Beschäftigte regelmäßig zu unterweisen. Die gültigen Fassungen stellt die DGUV in ihrer Sammlung Vorschriften, Regeln und Informationen bereit.