Was kostet ein Wartungsprogramm für kleine Betriebe?

Das Wichtigste auf einen Blick

Wovon die Wartungsprogramm-Kosten abhängen

Die Nutzerzahl ist der wichtigste Kostentreiber. Cloud-Anbieter rechnen je Nutzer und Monat ab und staffeln den Preis nach Funktionsumfang. Wartungsplanung und Auftragsverwaltung gehören zur Grundausstattung. Ersatzteilwirtschaft, mobile Apps, Prüffristen und Zustandsüberwachung kosten Aufpreis. Wer Sensordaten aus Anlagen einlesen will, zahlt für Schnittstellen zusätzlich.

Die Betriebsart entscheidet über die Kostenstruktur. Cloud-Abos enthalten Server, Updates und Datensicherung in der Monatsgebühr. Lokale Installationen erfordern eigene Hardware und Betreuung durch die IT. Anpassungen, Schulung und Datenübernahme bleiben in beiden Varianten einmalige Posten.

Der Anbieter bestimmt das Preisniveau. Mainsim verkauft sein Instandhaltungssystem als Cloud-Abo und staffelt nach Nutzerzahl und Modulumfang. Für große Anlagenparks mit Maschinendaten stehen Suiten wie die IBM Maximo Application Suite bereit. Deren Lizenzkosten liegen weit über den Einstiegstarifen kleiner Anbieter.

Was Abo-Modelle pro Nutzer kosten

Abo-Verträge laufen üblicherweise zwölf Monate. Ein Abschlag für jährliche Vorauszahlung ist verhandelbar. Prüfen Sie im Angebot, ob Support, Updates und Datensicherung enthalten sind oder separat berechnet werden.

Einmalkauf und Folgekosten

Kaufversionen beginnen bei rund 5.000 Euro netto für eine kleine Nutzerzahl. Einrichtung, Übernahme der Anlagendaten aus Tabellen und Schulung kosten einen vierstelligen Betrag. Für Updates und Support verlangen Anbieter eine jährliche Pauschale, üblich sind 15 bis 20 Prozent des Lizenzpreises.

Unabhängig vom Modell bleibt interne Arbeit. Stammdaten, Ersatzteilkatalog, Prüffristen und die Pflege der Anlagenstruktur binden Personal. Diese Posten erscheinen in keiner Softwarerechnung, gehören aber in die Wirtschaftlichkeitsrechnung.

Betriebe mit Vorsteuerabzug vergleichen Nettobeträge. Ohne Vorsteuerabzug, etwa bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz, zählt der Bruttobetrag mit 19 Prozent Umsatzsteuer.

Rechenbeispiel: sechs Nutzer über fünf Jahre

Annahme für die Beispielrechnung: sechs Nutzer, Abo 55 Euro netto pro Nutzer und Monat.

Die Kaufvariante zum Vergleich: 5.000 Euro Lizenz netto, 2.000 Euro Einrichtung netto, Wartungspauschale 900 Euro netto pro Jahr bei 18 Prozent des Lizenzpreises.

Für sechs Nutzer ist der Kauf über fünf Jahre rechnerisch günstiger. Dafür trägt der Betrieb Server und Hardware selbst, und Funktionsupdates folgen später als im Abo.

Förderung für kleine Betriebe

Der Digitalbonus Bayern bezuschusst Digitalisierungsvorhaben kleiner und mittlerer Unternehmen in Bayern. Software, Einrichtung und Schulung können je nach Programmvariante förderfähig sein. Anträge sind vor Vorhabenbeginn zu stellen, die Mittel sind begrenzt.

Höchstbeträge und Fristen ändern sich, aktuelle Konditionen stehen in der Förderdatenbank des Bundes. Dort sind auch Programme anderer Bundesländer erfasst.

Zinsgünstige Kredite für Digitalisierungsinvestitionen bündelt die KfW unter Förderung für Innovation und Digitalisierung. Die Programme gelten für Unternehmen bis zu bestimmten Umsatz- und Mitarbeitergrenzen. Prüfen Sie diese Grenzen vor der Antragstellung. Förderfähig ist in der Regel der Rechnungsbetrag, nicht die interne Arbeitszeit.

Häufige Fragen

Lohnt sich ein Wartungsprogramm für drei Nutzer?

Bei 30 Euro netto pro Nutzer und Monat zahlt der Betrieb 90 Euro netto monatlich, also 1.080 Euro netto im Jahr. Erfasst das Programm Prüffristen, Ersatzteile und Störungshistorie zentral, sinkt der Aufwand für Tabellenpflege.

Sind Wartungsprogramme förderfähig?

Ja, über den Digitalbonus Bayern und über KfW-Kredite. Der Antrag muss vor Vorhabenbeginn gestellt werden. Maßgeblich sind der Rechnungsbetrag und die Konditionen zum Antragszeitpunkt.

Wie wirkt sich die Umsatzsteuer auf die Kosten aus?

Auf Netto-Preise kommen 19 Prozent Umsatzsteuer. Vorsteuerabzugsberechtigte Betriebe rechnen netto. Ohne Vorsteuerabzug steigt die Belastung um 19 Prozent.

Wie lange bindet ein Abo-Vertrag?

Üblich sind zwölf Monate Laufzeit mit Verlängerung. Monatliche Kündigung ist nicht bei jedem Anbieter möglich. Klären Sie Laufzeit und Kündigungsfrist vor der Bestellung.

Was kostet die Anbindung an das ERP?

Schnittstellen werden meist einmalig berechnet und hängen vom Zielsystem ab. Standardexporte als CSV-Datei sind häufig inbegriffen. Individuelle Anbindungen kosten einen vierstelligen Betrag.