Leitfaden zur Instandhaltung nach DIN 31051

Das Wichtigste auf einen Blick

DIN 31051 unterscheidet vier Grundmaßnahmen: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung.
Die BetrSichV verpflichtet Arbeitgeber, Instandhaltung zu planen und Prüfungen zu dokumentieren.
Instandhaltungsnachweise erfassen Anlage, Maßnahme, Datum, Prüfer und Ergebnis.
Ein Audit zur Prozessprüfung kostet im Beispiel 3.500 Euro netto, mit 19 Prozent MwSt. 4.165 Euro brutto.

Die vier Grundmaßnahmen der DIN 31051

Die DIN 31051 definiert Instandhaltung als Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen während des Lebenszyklus einer Betrachtungseinheit. Ziel ist, den Abnutzungsvorrat zu erhalten oder wiederherzustellen. Die Norm gilt für Anlagen, Maschinen und bauliche Einrichtungen. Sie ist keine Rechtspflicht, sondern ein Ordnungsrahmen für die Praxis.

Die Norm verwendet den Begriff Betrachtungseinheit. Damit ist jede abgegrenzte technische Einheit gemeint, etwa eine Maschine, ein Modul oder ein Bauteil. Der Abnutzungsvorrat beschreibt die Fähigkeit, die geforderte Funktion zu erfüllen. Die vier Maßnahmen sind nicht hierarchisch, sondern bauen aufeinander auf.

Wartung umfasst Maßnahmen zur Verzögerung des Abnutzungsvorrats. Typische Tätigkeiten sind Schmieren, Reinigen, Nachstellen und Austausch von Verschleißteilen nach Plan. Die Wartung erfolgt vorbeugend. Sie beseitigt keine Fehler, sondern senkt die Ausfallwahrscheinlichkeit. Wartungsintervalle ergeben sich aus Herstellerangaben, Betriebserfahrung und Gefährdungsbeurteilung. Sie werden im Wartungsplan festgehalten.

Inspektion bedeutet Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustands. Dazu gehören Sichtprüfungen, Messungen, Ölanalysen und Thermografie. Die Inspektion greift nicht in die Anlage ein. Sie liefert Daten für die Planung weiterer Maßnahmen. Ergebnisse der Inspektion fließen in die Zustandsüberwachung ein. Bei Abweichungen entscheidet der Instandhaltungsleiter über Instandsetzung oder Verbesserung.

Instandsetzung stellt den Soll-Zustand nach einem Ausfall wieder her. Beispiele sind der Wechsel eines Lagers, die Reparatur einer Pumpe oder der Austausch einer Steuerung. Die Maßnahme beginnt nach dem Ausfall und endet mit der Funktionsprüfung. Die Instandsetzung ist ereignisorientiert. Sie kann geplant oder ungeplant erfolgen. Nach Abschluss ist die Funktion zu prüfen und der Nachweis zu aktualisieren.

Verbesserung kombiniert Planung und Instandsetzung. Ziel ist, die Zuverlässigkeit oder Instandhaltbarkeit zu erhöhen. Eine Verbesserung verändert die Betrachtungseinheit, ohne deren ursprüngliche Funktion aufzugeben. Verbesserungen sind projektbezogen. Sie erfordern eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Die DIN 31051 grenzt sie von der reinen Instandsetzung ab.

In der Praxis empfiehlt sich eine eindeutige Zuordnung jeder Tätigkeit zu einer der vier Maßnahmen. Das erleichtert Auswertungen und die Ableitung von Kennzahlen.

Dokumentationspflichten und Formulare

Die Betriebssicherheitsverordnung verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitsmittel instand zu halten und wiederkehrend zu prüfen. § 3 regelt die Gefährdungsbeurteilung, § 10 die Instandhaltung und § 14 die Prüfung von Arbeitsmitteln. Die Ergebnisse sind schriftlich festzuhalten.

Prüfungen dürfen nur befähigte Personen durchführen. Die BetrSichV definiert sie in § 2 Absatz 6 als Person mit Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnaher beruflicher Tätigkeit. Für jede Anlage ist ein Instandhaltungsnachweis zu führen. Er enthält Anlagenkennung, durchgeführte Maßnahme, Datum, Prüfer, Ergebnis und nächste Frist. Der Nachweis kann als Formular oder in einem Wartungsprogramm geführt werden.

Häufige Formulare in der Praxis:

Wartungsplan mit Intervallen, Verantwortlichkeiten und Ersatzteilen
Prüfprotokoll für wiederkehrende Prüfungen und Prüfplaketten
Störungsprotokoll mit Ausfallzeit und Ursachenanalyse
Ersatzteilnachweis mit Chargen- und Einbaudaten

Die Aufzeichnungen sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Bei überwachungsbedürftigen Anlagen können längere Fristen gelten. Die Dokumentation ist bei behördlichen Kontrollen vorzulegen. Digitale Systeme erleichtern die Nachweisführung. Sie verknüpfen Anlagenstammdaten, Prüftermine und Ersatzteillager.

Die DGUV Vorschriften und Regeln ergänzen die staatlichen Vorgaben. Die DGUV Vorschrift 1 verlangt Unterweisungen und eine wirksame Organisation des Arbeitsschutzes. Prüffristen ergeben sich aus Herstellerangaben, Gefährdungsbeurteilung und DGUV-Regeln. Die Prüfplakette am Arbeitsmittel zeigt die nächste Fälligkeit.

Kosten der Zertifizierung und Audits

Die DIN 31051 ist keine Managementsystemnorm mit Zertifikat. Eine Zertifizierung nach DIN 31051 ist daher nicht möglich. Prüfungen der Normkonformität finden in Audits statt, etwa im Rahmen von ISO 9001 oder ISO 55001.

Die Auditkosten hängen von Betriebsgröße, Anlagenzahl und Standorten ab. Für ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern und einem Standort ist ein Tag Auditaufwand üblich. Ein Audit bei einer Zertifizierungsstelle wird nach Aufwand abgerechnet. Die folgende Beispielrechnung zeigt eine typische Größenordnung.

Rechenbeispiel: Kosten eines Audits

Auditgebühr: 3.500 Euro netto
Umsatzsteuer 19 Prozent: 665 Euro
Bruttobetrag: 4.165 Euro

Hinzu kommen Reisekosten, Gebühren für ein Nachaudit und interner Aufwand für die Beseitigung von Abweichungen. Nach einem festgestellten Abweichungsbedarf fällt ein Nachaudit an. Dessen Kosten richten sich nach dem Umfang der Korrekturmaßnahmen. Diese Positionen erhöhen die Gesamtkosten erheblich.

Für die Dokumentation der Instandhaltung eignen sich Wartungsprogramme. IBM Maximo verwaltet Anlagen, Wartungspläne und Ersatzteile in einer Datenbank. Solche Lösungen unterstützen Wartungsplanung, Ersatzteilwirtschaft und Zustandsüberwachung.

Häufige Fragen

Was unterscheidet Wartung von Inspektion?

Wartung verändert den Zustand der Anlage, etwa durch Schmieren. Inspektion stellt den Zustand nur fest und dokumentiert ihn.

Ist eine Zertifizierung nach DIN 31051 verpflichtend?

Nein. Pflichten ergeben sich aus der BetrSichV. Ein Zertifikat nach DIN 31051 existiert nicht, weil die Norm kein Managementsystem beschreibt.

Wie lange müssen Instandhaltungsnachweise aufbewahrt werden?

Die BetrSichV verlangt eine Aufbewahrung mindestens bis zur nächsten Prüfung. Branchenregeln und Herstellervorgaben können längere Fristen vorsehen.

Welche Fristen gelten für wiederkehrende Prüfungen?

Fristen legt der Arbeitgeber anhand von Herstellerangaben, Gefährdungsbeurteilung und DGUV-Regeln fest. Sie sind im Prüfplan zu dokumentieren.

Welche Software unterstützt die Instandhaltungsplanung?

Wartungsprogramme wie IBM Maximo bündeln Anlagenstammdaten, Wartungspläne, Ersatzteile und Prüfnachweise.